Privacy statement

Privacy statement

De reünie-commissie 306 Squadron hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy verklaring leest u hoe wij omgaan met uw gegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De reünie-commissie 306 Squadron houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy document;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als organisatie zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via e-mail: info@306sqn-reunie.nl.

Verwerking van persoonsgegevens van 306 Squadronleden en oud-squadronleden

Persoonsgegevens van leden worden gebruikt voor de volgende doelstellingen:

• administratieve doeleinden (registratie)
• verzending van poststukken waaronder, 306-nieuwsbrief, uitnodigingen voor de 306 Squadron reünie, vergaderstukken en/of het jubileumboek.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de door uzelf versterkte informatie op het registratieformulier op de website en het op basis van die gegevens toegezonden inschrijfformulier.

Voor bovengenoemde doelstellingen kan de reünie-commissie 306 Squadron de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam (voornaam/nickname, achternaam, voorletters)
• Geslacht
• Rang
• Adres
• Woonplaats
• Telefoonnummers (vast en mobiel)
• E-Mail adres
• Registratienummer/geboortedatum
• Eventuele naam van uw partner

Bewaartermijn gegevens van leden en oud-leden: Uw persoonsgegevens worden voor onbepaalde tijd opgeslagen. Na 31 december 2023 worden de gegevens gearchiveerd. Indien gewenst kunnen de gegevens direct na afloop van de reünie te allen tijde worden vernietigd. In dat geval zullen gegevens in de financiële administratie nog tot maximaal 7 jaar bewaard worden.

Verwerking van persoonsgegevens van donateurs/adverteerders

Gegevens van Donateurs van de reünie-commissie 306 Squadron worden gebruikt voor de volgende doelstellingen:

• administratieve doeleinden (registratie van donatiebetaling/advertentiebetaling)
• verzending van poststukken waaronder, 306-nieuwsbrief, uitnodigingen voor de 306 Squadron reünie, en/of het jubileumboek

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het door uzelf versterkte informatie op het aanmeldingsformulier Donateurs (hetzij online, hetzij op papier). Een aanmelding wordt gevolgd door een bevestiging per e-mail.

Voor bovengenoemde doelstellingen kan de reünie-commissie 306 Squadron de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam (voornaam, achternaam, voorletters)
• Geslacht
• Adres
• Woonplaats
• Telefoonnummers (vast en mobiel)
• E-Mail adres

Bewaartermijn gegevens van Donateurs/adverteerders: Uw persoonsgegevens worden door de reünie-commissie 306 Squadron opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de looptijd van het donateurschap/adverteerdersschap en daarna nog gedurende 1 jaar. Vervolgens nog alleen in de financiële administratie voor de duur van 6 jaren.

Verwerking van persoonsgegevens van gebruikers / klanten van de webshop (incl kaartverkoop)

Gegevens van gebruikers / klanten van de webshop van de reünie-commissie 306 Squadron worden gebruikt voor de volgende doelstellingen:

• Administratieve doeleinden (controle van betaling en het verzenden van de bestelde producten en diensten)

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn de door uzelf verstrekte personalia bij het plaatsen van een bestelling.

Voor bovengenoemde doelstellingen kan de reünie-commissie 306 Squadron de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam (voornaam, achternaam, voorletters)
• Geslacht
• Adres
• Woonplaats
• Telefoonnummers (vast en mobiel)
• E-Mail adres

Bewaartermijn gegevens van webshop gebruikers: Uw persoonsgegevens worden door de reünie-commissie 306 Squadron opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende maximaal 1 jaar. Vervolgens kan een deel van de gegevens nog bewaard blijven uitsluitend in de financiële administratie voor de duur van 6 jaren. 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzenden van brieven en uitnodigingen.
• Het vervaardigen van toegangspassen.
• Het opslaan van documenten in een “cloud-based” documentbeheersysteem.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens de reünie-commissie 306 Squadron van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Contactgegevens

Reüniecommissie 306 Squadron
Keegsdijkje 7
8919 AK Leeuwarden